Notions de base d'ESTIMATION
Le Module Catalogue
Le catalogue est le cœur de l’entreprise. C’est dans ce module que sont contenus le matériel, les tâche, les méthode de travail, l'équipement etc. Bref, on y retrouve toute l’expertise de l’entreprise. On fait parfois référence à cette expertise par le terme «base de connaissance». Cette expertise est contenue dans l’ensemble des items du catalogue.
Items du catalogue
Un item est un élément du catalogue avec lequel on réalise un projet. Chaque item possède un coût selon une unité de référence. Dans le logiciel on parle d’unité de stockage. Exemple : Épinette classe A sec 2"x4"x10'. L’unité de référence de cet item pourrait être en morceau. Il pourrait avoir un prix coûtant de 4$ du morceau. Dans le catalogue, il peut y avoir plusieurs types d’item. Pour plus de détails, voir: types d’item.
Flexibilité
L’usager crée lui-même les items dont il a besoin dans son catalogue. Il peut aussi créer un item spécial propre à un projet, à une estimation.
Les paramètres des items du catalogue
Chacun des items du catalogue peut posséder des paramètres. Un paramètre est un attribut quantitatif associé à l’item. Cet attribut possède aussi une unité. La valeur du paramètre peut être fixe ou variable. Le paramètre est soit : une valeur fixe (exemple 2 pouce), le résultat d’une formule utilisant d’autres paramètres (exemple Largeur X Hauteur = 200 pied carré) ou peut être une question posée à l’usager (Combien de morceaux de 2 x 4 a-t-on besoin pour le projet?). Si c’est une valeur qui peut être saisie par l’usager, on appelle ce paramètre une option.
Exemple de paramètres
L’Item Épinette classe.A sec 2" x 4" x 10' pourrait avoir les paramètres suivants :
Épaisseur :1,5 pouce
Largeur :3.63 pouces
Longueur par morceau:10 pieds
Longueur estimée pour un projet X : 200 pieds (valeur entrée par l’usager)
Nombre de morceaux : Longueur Estimée / Longueur par morceau = Nombre de morceaux pour le projet (200pi / 10pi = 20 mcx)
Flexibilité
L’usager peut créer lui-même les paramètres dont il a besoin. Il peut créer aussi ses propres formules.
Les unités
Chacun des paramètres possède une unité. Cette unité peut être une longueur, une surface, un volume, un poids ou de type unité (exemple un item comme un clou peut être estimé à l’unité). Elle peut venir autant du système métrique que du système impérial.
Conversion des unités
Les unités d’un même type possèdent des valeurs de conversion. Par exemple, 1 pied = 12 pouces = 30.48 centimètres. Ce qui fait que l’usager peut additionner des pouces et des pieds et obtenir un résultat en verges.
Formule intelligente
La création de formules en utilisant les paramètres tient aussi compte des unités. Le système valide les formules à ce sujet. Voici deux exemples de formule invalide :
1 pouce + 1 pouce carré = x pouce (type incompatible à additionner)
1 pied x 1 pied = x Pied cube (le résultat sera une surface et non un volume)
Flexibilité
L’usager peut créer ses propres unités.
Les options
Les options sont des éléments variables modifiables par l’usager. Ce sont des questions posées à celui-ci. Les questions peuvent prendre trois formes : 1- Option de dimension ou de quantité, 2- Option d’ajout, 3- Option d’item alternatif (ou option d’item équivalent)
Les Options de type dimensionnel ou de quantité
C’est une valeur entrée par l’usager pour modifier un attribut quantitatif. Exemple : Quelle est la longueur totale estimée pour l’Item « Épinette clas.A sec 2"x4"x10' »?
Les Options d’ajout
C’est un item qui peut être ou non inclus. L’usager doit répondre OUI ou NON. Par exemple : Cette voiture est-elle vendue avec l’air climatisé ?
Les Options d’item alternatif (ou option d’item équivalent)
Pour ce type d’option, on demande à l’usager un choix d’item. Par exemple : quel type de radio sera vendue dans cette voiture?
Flexibilité
C’est l’usager qui configure lui-même ses options.
L’avantage
La raison d’être des options, c’est qu’elles facilitent l’entretien des items du catalogue. Par exemple, on n’a pas besoin de créer trois items si pour une armoire donnée, il peut y avoir trois types de pentures.
Les assemblages
La puissance du logiciel réside dans les assemblages. Un assemblage est un regroupement d’items liés entre eux dans le but de calculer un prix coûtant. Par exemple une voiture est un assemblage. Son coût total représente la somme des coûts de chacune des pièces + la somme du travail accompli (par une personne et/ou un équipement).
Multi-paliers
Le système est qualifié de Multi-paliers. C'est-à-dire qu’un assemblage peut contenir d’autres assemblages, appelés sous-assemblages, qui à leur tour peuvent contenir d’autres sous-assemblages. Reprenons l’exemple de la voiture :
Dans l’assemblage « voiture », il y a d’autres assemblages. Le moteur est aussi un assemblage. Il comprend lui aussi du matériel et un coût de fabrication.
Item réutilisable
Chacun des assemblages du système est réutilisable à volonté pour construire d’autres assemblages. Dans l’exemple de la voiture, on a le moteur qui est un sous-assemblage. Si on veut construire une nouvelle voiture, on pourrait tout de même reprendre ce sous-assemblage. Réutiliser un item facilite l’entretien du système. Ainsi, si l'on modifie les méthodes de fabrication du moteur, on pourra affecter les deux voitures.
Flexibilité
Si, par contre, on voulait ajouter un nouveau matériau seulement pour le projet en cours, on aura la possibilité d’affecter seulement l’item de la soumission.
Types d’item
Il existe plusieurs types d’items dans la base de connaissance permettant d’estimer un aspect du projet.
Type Matériel
Les items de type Matériel représentent les matériaux nécessaires pour exécuter un projet. Ces matériaux peuvent être tenus en inventaire selon une unité de stockage. Un exemple d’item Matériel pourrait être une vis. Son unité de stockage serait à l’unité. Un matériel possède un coût unitaire. Le coût unitaire vient d’un fournisseur. Ainsi la vis pourrait être fournie par un fournisseur X à un coût de 5.00 $ la boite de 100. Le coût unitaire ici serait de 0.05 $. On peut associer une tâche à un matériel. Voir type tâche
Type Compétence
Dans le catalogue, on retrouve des items de type compétence. Ces items représentent les éléments du module Main d’œuvre. Voir la section Main d’œuvre un peu plus haut. L’unité de référence pour ces corps de métier est en heure. Ainsi si on ajoute un plombier dans un projet, on aura à déterminer le nombre d’heure qu’il aura à travailler. La compétence peut aussi exécuter une tâche. Voir type tâche
Type équipement
De la même façon qu’on a une compétence pour exécuter un projet, on peut exécuter un projet à l’aide d’un équipement. Un équipement est destiné pour exécuter une tâche. Ainsi on retrouve des performances directement associées à l’équipement. On lui associe aussi un ou plusieurs taux horaire. De cette façon, il en résulte un coûtant estimé (Temps d’exécution) multiplié par un taux horaire.
Type Tâche
Une tâche est une action faite par une personne ou un équipement afin de réaliser un travail pour un projet donné. Une tâche peut être associée à un item de type Matériel, Compétence, Équipement ou Sous contrat. La tâche possède une unité de référence avec laquelle est associée une performance. La tâche possède aussi une compétence ou un équipement avec ses taux horaires respectifs.
Type Sous-contrat
Cet item sert à entrer une section du projet qui est exécutée par un sous-contractant. Si la peinture est faite à sous-contrat, on choisit cet item et on entre le prix pour le projet.
Type Sous-total
C’est un item du catalogue permettant de classer et regrouper les sections ou phase d’un projet. Par exemple, on pourrait avoir une section pour entrer les frais généraux.
Type Liste
Un item de type liste permet de se créer des modèles de soumission prédéfini afin de faciliter l’ouverture d’un nouveau projet. Cet item sert d’aide-mémoire permettant de sélectionner les sections projet nécessaires pour sa réalisation.
Type Assemblage
Ce type d’item permet d’associer, de regrouper, de créer des liens entre plusieurs items possédant un coût. Cet item assemblage à l’avantage d’être réutilisable dans plusieurs contextes similaires.
Type Libre
Cet item offre tout la flexibilité à l’usager d’ajouter des sous-items à un assemblage sans affecter les assemblages du catalogue.
Usager
Pour accéder aux fonctionnalités du logiciel, on doit avoir un nom d’usager et un mot de passe. Ceci permet d’accéder à certains droits et préférences de l'usager.
Multi-Domaine
On dit de ce système qu’il est multi-domaine, ce qui veut dire qu’un client peut avoir un domaine d’affaire. Par exemple, il pourrait avoir un domaine en électricité et un autre en ventilation. Chacun des domaines possède ses propres bases de connaissances et ses propres projets. On pourrait choisir de fusionner deux domaines d’affaires afin de jumeler les bases de connaissances respectives pour exécuter un projet. À ce moment, on choisirait d’avoir un domaine avec plusieurs compagnies. À l’ouverture du logiciel, l’usager est invité à choisir le domaine auquel il veut accéder.
Multi-Compagnie
Ce système est multi-compagnie, c'est-à-dire que pour une base de connaissance donnée, on pourrait avoir plusieurs compagnies ou plusieurs succursales. Ainsi, même si les compagnies partagent une même base de connaissance, il est possible d’associer un projet à l'une ou l’autre des compagnies. À l’ouverture du logiciel, l’usager est invité à choisir sous quelle compagnie il veut travailler.
Les Autres modules
En plus du catalogue, qui est le cœur du logiciel, il existe d’autres modules.
La compagnie
Dans ce module on retrouve l’information des compagnies du domaine. On retrouve aussi les employés qui travaillent pour cette compagnie. Lorsqu’un employé est classé « Estimateur-vendeur » celui-ci devient estimateur potentiel pour le module soumission.
Les clients
On peut inscrire dans ce système une banque de clients. Cette banque possède les clients potentiels. Ainsi, on n’encombre pas le système comptable de coordonnées de client avec lesquelles on pourrait ne jamais réaliser de projet. On peut ajouter plusieurs contacts pour ce client.
Les fournisseurs
Le module fournisseur d’ESTIMATION représente la banque de fournisseur duquel s’approvisionner. Ce peut être des fournisseurs de matériel, de main-d’œuvre, d’équipement ou des sous-traitants. On peut ajouter plusieurs contacts chez ce fournisseur.
La Main-d'œuvre
Ce module regroupe la banque des corps de métier nécessaires pour réaliser les travaux. Chacune des compétences peuvent avoir un ou plusieurs taux horaires.
L’Équipement
Ce module rassemble les équipements avec lesquels on peut effectuer des travaux, réaliser une tâche pour un projet donné. L’équipement lorsqu’il exécute une tâche, possède une performance. C’est cette performance qui déterminera le temps d’utilisation nécessaire pour exécuter le projet. L’équipement possède un ou plusieurs taux horaires. C’est le nombre d’heures d’utilisation multiplié par le taux horaire qui permet de calculer un coûtant.
Les Soumissions
C’est à partir du module de soumission que naissent les estimations. On retrouve dans ce module tous les projets qui ont été comptés. Un ou plusieurs clients peuvent être associés à une soumission.
Les Commandes
Le module commande regroupe les soumissions qui ont été acceptées par le client. Une facture peut y être générée.