Avez-vous des ponts entre ESTIMATION et un système comptable

Oui, nous avons des modules d'importation et d'exportation de données qui permettent d'échanger avec des systèmes comptables selon leur capacité d'importation et d'exportation.

• Nous avons le module "Budget" pour faciliter l'établissement et l'importation d'un budget.

• Nous avons le module "MAJ Prix" pour faciliter l'échange de prix entre le système comptable et ESTIMATION.

• Les mises à jour d'échange de données se font par des import-export de fichier, fait manuellement ou automatiquement au besoin.

Toutefois, nous n'avons pas d'intégration directe avec certains systèmes comptables et voici pourquoi : 

Même dans les plus grandes compagnies de construction, l'estimation n'est presque jamais intégrée aux logiciels comptables et ce n'est pas si souhaitable.

Si un logiciel doit s'intégrer particulièrement avec un système comptable pour devenir intéressant, c'est qu'il n'est pas intéressant pour faire sa principale tâche.

Nos recommandations

1. Harmonie ou un mapping des codes d'inventaire entre le système comptable et le système d'estimation pour auto générer la liste du matériel à acheter avec les quantités.

2. Inscription des codes budgétaires d'un projet au gabarit de soumission pour auto générer le budget (entre 20 et 30 codes normalement pas plus pour ne pas alourdir l'administration).

3. Une fois les 2 conditions bien remplies, démarrer un projet en double saisie de donnée, ou en importation d'un fichier Excel, ou d'un copier-coller d’Excel quand un bon logiciel comptable le permet, ça prend environs 30 à 60 minutes à ouvrir un projet dans le système comptable.

4. Si une entreprise démarre 1 projets par mois, on parle de 12 heures par année de doubles saisies de données.

5. Si une entreprise démarre 1 projet par mois, on parle de 48 heures par année de doubles saisies de données.

6. Ce genre de doubles saisies de données sert de point de contrôle avant les transactions.

Les véritables enjeux

1. Si une entreprise démarre 1 projet par mois, on parle de 12 heures par année.

2. Si une entreprise démarre 1 projet par mois, on parle de 48 heures par année.

3. Combien de temps actuellement perdez-vous par année en estimation à rechercher des prix et réécrire les articles d'estimation?

4. Combien d'argent perdez-vous par année en imprécision des estimations?

5. Combien de projets perdez-vous par année en soumission en surestimation?

6. Combien de projets perdez-vous par manque de temps de soumissionner puisque qu'un nombre limité de personne peut le faire?

7. En estimation, est-ce vous ne vérifiez que les prix des importants coûts dans un projet?

8. Si les coûts sont importants, pour chaque estimation, vérifiez-vous ou demandez-vous une soumission pour le top 20% matériaux qui font le 80% des coûts des matériaux?

9. Est-ce souhaitable de polluer le système comptable des données requises à l'estimation, mais qui ne serviront jamais à de réelles transactions (clients, fournisseurs, items d'achats)?

En résumé

Il est plus rentable pour les entreprises d'acquérir des logiciels plus performants et ouverts aux échanges de données que des logiciels directement intégrés ensemble.